Spoločnosť Microsoft aktualizuje program Outlook, aby spoločnostiam poskytla možnosť automaticky začať alebo ukončiť všetky schôdzky skôr, aby mali zamestnanci medzi jednotlivými schôdzami prestávku. V Outlooku sa zavádzajú nové nastavenia, ktoré znižujú digitálnu réžiu pri práci na diaľku.

Firmy môžu nastaviť svoje vlastné predvolené nastavenia plánovania a sú úplne prispôsobiteľné. To znamená, že päť minút je možné rezervovať pred alebo po 30-minútovom stretnutí alebo 10 – 15 minút po hodinových stretnutiach. Jednotlivci si tiež môžu nastaviť svoje vlastné predvolené hodnoty plánovania, dôležitá je tu však možnosť pre celý podnik.

Softvér pre kalendár, ako je napríklad Outlook, sa už desaťročia rúti na nepretržité schôdzky a často nechtiac propaguje myšlienku stretnutí typu back-to-back s predvolenými nastaveniami, ktoré nezohľadňujú potrebu prestávky medzi nimi. Ak dnes v Outlooku vytvoríte novú schôdzku, jej predvolená hodnota je 1 hodina 30 minút. Ani rozbaľovací zoznam neumožňuje ľahký výber vlastného času bez jeho manuálneho zadania.

Spoločnosť Microsoft vykonáva tieto zmeny po Súkromný výskum O digitálnom preťažení v reakcii na milióny ľudí pracujúcich z domova počas pandémie. Videokonferencie sa stali obľúbeným spôsobom komunikácie pracovníkov, ale táto zmena spôsobu našej práce má svoje nevýhody. „Vzdialenejšia práca je výzvou pre náš blahobyt,“ hovorí Jared Spataro, viceprezident Microsoft 365. „Digitálne zaťaženie je skutočné a je potrebné niečo zmeniť.“

Microsoft je presvedčený, že táto malá zmena v Outlooku by mohla byť novým spôsobom uvažovania o stretnutiach pre mnohých a podpory pohody. To, či to spoločnosti umožňujú vo veľkom, alebo či to má vplyv, je iná vec. Stretnutia sa často začínajú neskoro alebo sa končia, pretože ľudia majú plné ruky práce s ignorovaním alebo pripojením sa neskoro, pretože iná schôdzka uplynula v naplánovanom časovom období. Nové nastavenia Outlooku tento aspekt stretnutí okamžite nezlepší, ale môže zasiať zárodok zmien, ktoré pomôžu zamestnávateľom a zamestnancom trochu viac premýšľať o dopade stretnutí a potrebe poskytnúť všetkým potrebný odpočinok.